Excelの転記をAIに任せる前に——どこまで任せ、何を確認し、どう戻すか

受注表から出荷台帳へ、さらに請求用のExcelへ。同じ注文番号や金額を何度も写していると、「AIに任せられないだろうか」と考えます。

AIに転記候補を作ってもらう方法はあります。ただ、表ができたことと、そのまま出荷や請求を確定してよいことは別です。まずは一つの業務について、どの表を読み、どこまで書き、人が何を確認するかを決めます。間違えたときに元へ戻せるかも、動かす前に確かめます。

ExcelをAIに扱ってもらう方法

Excelの中でAIに指示する方法と、AIにファイルを渡す方法があります。MicrosoftのCopilot in Excelには、編集・計画・チャットのモードがあります。編集モードはブックを直接変更し、計画モードでは編集前に進め方を確認できます。

ChatGPT for Excelは、Excelの画面内で表の作成や更新を依頼できます。公式は変更箇所や計算を確認し、重要な作業では先にファイルを複製するよう案内しています。ClaudeにもExcelファイルを作成・編集する機能があります。

もう一つは、コードを書くAIに転記用のプログラムを作ってもらい、決めた場所で動かす方法です。利用できる機能は契約や環境、権限によって異なります。どの方法でも結果の照合は必要です。

HaruIroAIでは2026年10月30日、架空の注文番号・得意先・金額を入れたExcelファイルで、コードを書くAIを使った小さな試験をしました。Codexが作ったプログラムを、実データから隔離した一時フォルダーで動かしています。

3件のうち、項目がそろった2件を転記候補として別のExcelファイルに保存しました。金額が空欄の1件は候補に入れず、実行結果で確認待ちと表示しました。候補ファイルを読み戻して内容を照合し、元ファイルは処理の前後で内容を識別する値が変わっていないことも確認しています。

この試験で使ったのは単純な表だけです。Excelアプリ上の操作や各社のアドイン、数式や複雑な書式、別システムへの登録は試していません。時間短縮や正確さの割合を測ったものでもありません。

「このExcelを転記して」だけでは、古い注文や確認用のコピーも対象になるのか、AIには分かりません。元ファイルとシート、読む列、対象となる注文の範囲を指定します。得意先名や金額を、候補表のどの列に入れるかも決めます。

最初は元の表を上書きせず、別ファイルに候補を作る方法が考えられます。同じ注文番号がすでにあるときは、追記するのか既存の行を更新するのか、業務によって扱いが違います。分からない場合は推測で決めず、確認待ちにします。

削除、請求の確定、メール送信、外部システムへの登録など、させたくない操作も明記します。アクセスできる範囲や保存先を制限する方法は、使う製品と環境に合わせて確認してください。

出来上がった候補は、見た目だけでなく元の表と照合します。件数や注文番号の抜け・重複、得意先、金額が一致しているかを確かめます。空欄や一致しない番号は、担当者が判断できるように分けておきます。

請求金額や送信先は、間違いが相手にも影響する項目です。出荷・請求の確定や送信の前に、誰が何を確認するかを決めておきます。全件を確認するか、条件を絞って確認するかは、業務と誤りの影響に応じて決めます。

元のファイルは変更前の状態で保管し、何を追加・変更したか分かる記録を残します。途中で止まったときは、処理済みと未処理を分け、どこから再開するかを確認します。必要なら手作業に切り替える手順も用意します。

もう一度処理を動かすことと、すでに書いた内容を取り消すことは違います。再実行する前に、同じ注文を二重に登録しないか確認してください。外部システムへ送信・確定した後は、Excelを元に戻しても相手先の登録が戻るとは限りません。取り消し方は連携先ごとに確かめます。

次のメモは、自分たちで試すときにも、外注先へ相談するときにも使えます。分からない欄は「相談したい」のままで構いません。


対象の仕事：

元のファイル・シート・対象範囲：

候補の保存先と、させない操作：

人が確認する条件と担当：

元データと変更記録の残し方：

途中停止・再実行・取り消しの手順：

実際の取引先情報をAIに渡す前に、社内の取り扱いルールと、利用するサービスの設定を確認します。相談用のサンプルは、実在の顧客情報ではなく架空の値に置き換えられます。

どの表から読み、どこに候補を置き、人が何を確かめるか。まず一つの転記について書き出すと、依頼先とも話を合わせやすくなります。

HaruIroAIのはるいろ個別開発では、対象業務や連携先、運用条件を確認して相談を受けています。決まっていない部分も、そのままお伝えください。

製品の説明はMicrosoft、OpenAI、Anthropicの公式資料を2026年10月30日に確認しました。確認日は資料の更新日ではありません。使える機能や条件は変わることがあるため、利用時に各社の案内を確認してください。