会議メモには「資料は完成」。進捗表には「責任者の確認待ち」。この二つを次の担当者へ渡すとき、どんな一枚にまとめれば、次の仕事へ進めるでしょうか。
AIに短く要約してもらうだけでは、「完成」の一言だけが残るかもしれません。でも、この二つは矛盾ではありません。資料を作り終えたことと、取引先へ共有できることは別の状態です。
今回は会議メモと進捗表をAIで整理し、決まったこと、次の作業、まだ決める必要があることを、引き継げる形にしました。最初からAIを何人も用意せず、一つの会話で試しています。
案件A〜C、担当者、日程はこの記事のために作った架空の社内資料です。顧客案件の改善実績ではありません。 説明用の資料を使い、HaruIroAIの制作環境からClaude Codeへ1回依頼しました。返答と編集後を分けて掲載しています。
二つの資料を、一枚の引き継ぎへ
資料の確認時点は9月21日15時。内容を追えるように、進捗表にはP、会議メモにはMの番号を付けました。次がAIへ渡した情報です。
資料1：進捗表
- P1／案件A
- 取引先向け案内資料。作成完了、責任者Bの確認待ち。共有担当A、共有期限9月24日。
- P2／案件B
- 社内打合せは9月25日10時。担当Cが議題一覧を9月24日までに参加者へ共有。
- P3／案件C
- 問い合わせの分類見直し。検討中。担当・期限は未定。
資料2：会議メモ
- M1／案件A
- 資料は完成。Bの確認後にAから共有する。Bの確認日時は未定。
- M2／案件B
- 9月25日10時で確定。Cが議題一覧を用意。追加議題の受付期限は未決。
- M3／案件C
- 一週間分の質問を種類別に並べる案が出た。実施するか、担当、期限は次回会議で決める。次回会議の日程は未定。
一度の依頼で、どこまで整理できたか
AIには「整理する」「メモを作る」「元資料と照合する」を、一つの指示文で依頼しました。返ってきた文章は、案件Aの共有条件と、案件Cの案が未決であることを分けていました。
AIの返答から、そのまま抜粋
共有の順序は「責任者Bの確認 → 担当Aが共有」で確定。［P1／M1］
「まず一週間分の質問を種類別に並べてみる」という案が出ている。実施するとは決まっていない。［M3］
今回は一つの会話で、共有条件と未決事項を区別できました。3案件の一回の試行なので、大量の資料でも同じようにできるかまでは分かりません。
読みやすい要約から、次に使える一枚へ
AIの返答は丁寧でしたが、全体表、案件別説明、共有許可の説明、照合結果に同じ情報が繰り返されていました。今回は全文をそのまま渡さず、次の作業を探せる一枚へ編集しました。元の詳しい返答は下で開けます。
編集後の引き継ぎメモ／説明用
9月21日15時時点
案件A：取引先向け案内資料
- 決まっていること
- 資料は作成完了。責任者Bの確認後、担当Aが9月24日までに共有する。
- 次の動き
- Bによる資料の確認。その後、Aが共有する。
- 確認待ち
- Bの確認日時。確認日を調整する担当と期限も、資料では決まっていない。
- 根拠
- P1・M1
案件B：社内打合せ
- 決まっていること
- 打合せは9月25日10時。担当Cが議題一覧を9月24日までに共有する。
- 次の動き
- Cが議題一覧を用意する。
- 確認待ち
- 追加議題の受付期限。参加者の範囲はこの資料には記載がない。
- 根拠
- P2・M2
案件C：問い合わせの分類見直し
- 決まっていること
- 実施するか、担当、期限を次回会議で決める。
- 検討中の案
- 一週間分の質問を種類別に並べる。実施の決定ではない。
- 確認待ち
- 次回会議の日程と、それを決める担当。
- 根拠
- P3・M3
「次にした方がよいこと」を、決定事項に混ぜない
もう一つ編集したのは、AIが提案した作業の置き方です。案件Aでは、AIは次のように返しました。
AIが「次にすること」として返した文
責任者Bへ確認を依頼し、確認日時を確定させる。
仕事を進めるための提案としては自然です。ただ、資料に決まっているのはBの確認後にAが共有することまで。「確認日を誰が調整するか」は決まっていません。この文をAの作業として渡せば、会議で決めていない担当まで決定したように見えます。
そこで完成メモでは、Bの確認とAの共有を次の動きに残し、確認日を調整する担当・期限は確認待ちへ分けました。AIの提案を捨てるのではなく、まだ合意していない提案だと分かる場所へ置く編集です。
案件Cも同じです。「質問を一週間分並べる」とだけ書くと、実施する仕事に変わってしまいます。今回は、検討中の案として残しました。空欄を埋めたら完成、ではなく、次の人が何を判断できるかを見ます。
今回AIから返ってきた全文を読む
未編集の応答です。採用していない表現も含みます。本文の編集理由と合わせてご覧ください。
以下が引き継ぎメモです（この会話内での作成のみ。外部共有・送信は行っていません）。
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# 引き継ぎメモ（基準時点：9月21日15時）
## 全体の状況
| 案件 | 状態 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 案件A（取引先向け案内資料） | 資料は作成完了。**共有許可は未取得**（責任者B確認待ち） | 共有担当A | 共有期限 9月24日 |
| 案件B（社内打合せ） | 日時確定 | 担当C | 議題一覧 9月24日まで |
| 案件C（問い合わせ分類見直し） | 検討中（案の段階） | 未定 | 未定 |
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## 案件A：取引先向け案内資料
**決まったこと**
- 資料は完成している（作成完了）。［P1／M1］
- 共有の順序は「責任者Bの確認 → 担当Aが共有」で確定。［P1／M1］
- 共有期限は9月24日。［P1］
**次にすること**
- 責任者Bへ確認を依頼し、確認日時を確定させる。
- Bの確認完了後に、担当Aが共有する。
**担当・期限**
- 共有：担当A／9月24日
- 責任者Bの確認：**日時未定**（期限の設定なし）［M1］
**確認が必要な点**
- Bの確認日時が未定のまま共有期限9月24日が設定されている。基準時点から残り約3日で、確認が間に合うかは資料から判断できない。確認予定日をBに設定してもらう必要がある。
- 「作成完了」は共有可否の判断を含まない。B確認前に共有してよいとする記載はどこにもない。
**根拠**：P1、M1
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## 案件B：社内打合せ
**決まったこと**
- 開催は9月25日10時で確定。［P2／M2］
- 担当Cが議題一覧を用意し、9月24日までに参加者へ共有する。［P2／M2］
**次にすること**
- 担当Cが議題一覧を作成し、9月24日までに参加者へ共有する。
- 参加者からの追加議題の受付期限を決める。
**担当・期限**
- 議題一覧の作成・共有：担当C／9月24日
- 追加議題の受付期限：**未決**［M2］
**確認が必要な点**
- 追加議題の受付期限が未決。議題一覧の共有（9月24日）との前後関係も決まっていない。
- 「参加者」の具体的な範囲は資料に記載がない。
**根拠**：P2、M2
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## 案件C：問い合わせの分類見直し
**決まったこと**
- 現在は検討中の段階であること。［P3］
- 実施可否・担当・期限は次回会議で決めること。［M3］
**未決（案のまま。決定ではない）**
- 「まず一週間分の質問を種類別に並べてみる」という案が出ている。実施するとは決まっていない。［M3］
**次にすること**
- 次回会議の日程を決める（これが他のすべての前提になる）。
- 次回会議で、上記の案を実施するか、実施する場合の担当と期限を決める。
**担当・期限**
- 担当：**未定**、期限：**未定**［P3／M3］
- 次回会議の日程：**未定**［M3］
**確認が必要な点**
- 次回会議の日程が未定のため、着手時期の見通しが立たない。日程を決める人も資料上は特定されていない。
**根拠**：P3、M3
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## 作成完了と共有許可の区別（明示）
- **作成完了**：案件Aの資料は完成している。
- **共有許可**：まだ出ていない。責任者Bの確認が前提条件であり、その確認は未実施・日時未定。
- したがって、案件Aは「完成したが、まだ出せない状態」。基準時点では社外・取引先へ出してよい根拠はない。
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## 元資料との照合結果
**食い違い**
- 明確な矛盾はなし。進捗表と会議メモは、案件A・B・Cのいずれも同じ内容を示している。
**記載の粒度差（矛盾ではないが注意点）**
1. 案件Aの「共有期限9月24日」は進捗表（P1）のみの記載。会議メモ（M1）に期限の言及はない。会議で合意された期限かどうかは資料から判断できない。
2. 案件Cの「一週間分の質問を種類別に並べる」案は会議メモ（M3）のみ。進捗表（P3）は「検討中」だけで案の内容を含まない。
3. 案件Bの「追加議題の受付期限は未決」は会議メモ（M2）のみ。進捗表（P2）には追加議題に関する記載がない。
**不足している情報**
- 責任者Bの確認日時、およびその設定を誰がいつまでに行うか。
- 案件Bの追加議題の受付期限。
- 案件Bの「参加者」の範囲。
- 案件Cの次回会議日程と、それを決める担当。
- 案件A・Cについて、期限に間に合わない場合の扱い（資料に記載なし）。
**確認できた項目**
- 案件Aの資料が完成していること（P1・M1で一致）。
- 案件Aの共有がB確認後であること（P1・M1で一致）。
- 案件Bの開催日時9月25日10時（P2・M2で一致）。
- 案件Bの議題一覧の担当がC、期限が9月24日であること（P2・M2で一致）。
- 案件Cが未着手の検討段階で、担当・期限とも未定であること（P3・M3で一致）。
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このメモをファイルとして保存する場合は保存先を指示してください。外部への共有・送信は行いません。
三つの工程と、三つのAIは別の話
整理、作成、照合は、仕事の分け方です。今回のように、一つの会話へまとめて頼む方法もあります。AIの人数を増やすこと自体を目的にはしません。
資料を読む担当と、使い方を決める担当が違う。作った文章とは別の基準で読み直したい。そんな場合には、作業を分ける理由が生まれます。そのときは完成メモだけでなく、元資料と確認時点も次の担当へ渡します。
反対に、分けるたびに同じ資料を貼り直し、前の説明を補足しているなら、その受け渡しも仕事です。まず一件を一つの会話で試し、どの部分を分ける必要があるかを見る順番でよいと考えます。今回は複数AIでの比較試験は行っていません。
自分の資料で試すための指示文
今回実行した指示文です。普段使う対話型AIへ貼り、末尾の説明用資料を自分の資料に置き換えてください。AIの返答が、この記事と同じになるとは限りません。
指示文と説明用資料を開く
次の進捗表と会議メモから、次の担当者が使う引き継ぎメモを作ってください。
まず資料の内容を整理し、案件ごとに「決まったこと」「次にすること」「担当・期限」「確認が必要な点」「根拠の番号」をまとめてください。
作成完了と共有許可は区別してください。提案を決定へ変えず、担当・期限が未定ならそのまま残します。
最後に元資料と照合し、食い違い・不足・確認できた項目を返してください。外部への共有や送信は行わないでください。
【説明用の架空資料。確認時点：9月21日15時】
進捗表
P1：案件A／取引先向け案内資料／作成完了／責任者Bの確認待ち／共有担当A／共有期限9月24日。
P2：案件B／社内打合せ／9月25日10時に実施／担当C／議題一覧を9月24日までに参加者へ共有。
P3：案件C／問い合わせの分類見直し／検討中／担当未定／期限未定。
会議メモ
M1：案件Aの資料は完成。責任者Bが確認した後に担当Aから共有する。Bの確認日時は決まっていない。
M2：案件Bは9月25日10時で確定。担当Cが議題一覧を用意する。参加者から追加議題を受け付ける期限は未決。
M3：案件Cは、まず一週間分の質問を種類別に並べてみる案が出た。実施するか、誰が行うか、いつまでかは次回会議で決める。次回会議の日程は未定。
試す資料は、まず扱ってよい社内の一件から。誰が、何を、どの条件で進めるかを、自分が普段使う引き継ぎと見比べてください。資料の共有範囲に迷う場合は、AIへ渡す資料の範囲を決める記事も参考になります。
一枚を作れても、資料が集まらないときは
AIがメモを作れることと、社内でそのメモを使って仕事が進むことは別です。部署ごとに「完了」の意味が違う、確認する人が決まっていない、毎回同じ資料を手で集めている。そうした課題は、指示文だけでは決まりません。
はるいろAI活用支援では、担当者への聞き取りから、判断の整理、合意した設定・連携、現場での試行を支援します。今回の一枚を起点に、どこを揃えると次の担当者が動けるかを考えます。独自システムの開発が必要な場合は、範囲と費用を別に整理します。