会社の資料、
AIにどこまで見せていい？ 任せる前の確認メモ

「過去の見積書を見て、新しい見積書の下書きを作ってほしい」。AIにそんな仕事を頼みたい。でも、会社の資料を見せてよいのか、設定の説明を読んでも分からない。そこで手が止まっている方へ。

まず確かめたいのは、AIがどの資料を読めるか、どこを書き換えられるか、誰かに送れるかです。この三つを分けると、担当者に何を聞けばよいかが見えてきます。

ここからは、見積書を作る架空の場面で説明します。最後に、設定をした人へそのまま渡せる確認メモを用意しました。

「読む」と「送る」は、別の許可

見積書を作る架空の例です。過去の書類をまとめた入れ物（フォルダ）から、AIに見せてよい資料だけを選びます。給与表や別のお客様の資料まで一緒に渡さないようにします。

「してよいと許可された範囲」を、設定画面では「権限」と呼ぶことがあります。「読み取り専用」とあれば、読むことだけを許し、書き換えは許さないという意味です。

ただし、読み取り専用でも、その資料をAIが読むことはできます。内容がどこで処理され、どう保存されるかまで、この言葉だけでは分かりません。会社の資料を渡してよい条件も別に確認します。

情報がAIの学習に使われる条件については、顧客データをAIに入れる前の確認で扱っています。

頼み方と、実際の設定を確かめる

「ほかの資料は見ないで」「メールは送らないで」と、AIへの頼み方をはっきりさせることは大切です。

それに加えて、設定でもどこまで許可されているかを確かめます。書類棚でたとえるなら、見てよい棚を伝えることと、渡す鍵を選ぶことの両方が必要です。実際のAIでは、その鍵にあたるものを設定画面で確認します。

AIにつなぐ資料の置き場所によって、確認先が変わります。

パソコン内の資料を使うとき

たとえば、資料の整理や作成を手伝う「Claude Cowork（クロード・コワーク）」というAIがあります。公式の説明では、利用者がつないだフォルダ内の資料を読んだり、書き込んだりできるとされています。Claude Coworkの公式説明

このような使い方なら、まず選んだフォルダの名前と、その中に何が入っているかを確認します。「会社の資料全部」では広すぎないか。必要な見積書だけを入れた場所を用意できないか。設定をした人と一緒に見てください。

別の場所にも読む許可が付いていれば、入れ物を分けるだけでは足りません。今回選んだ場所に加えて、ほかに許可している場所がないかも確認します。

インターネット上の資料を使うとき

Google Driveなど、インターネット上に資料を置くサービスもあります。こうした保管場所は「クラウド」と呼ばれます。

AIと別のサービスをつなぐ機能には、「コネクタ」という名前が付いていることがあります。説明に出てきたら「資料やメールのサービスとAIをつなぐ機能」と読み替えてください。

Claudeの公式資料では、つないだサービスの利用者に許された範囲に基づいて、AIが資料を読んだり変更したりすると説明されています。組織向けの一部の契約では、読むことを許し、変更や送信を制限する設定も用意されています。Claudeの接続機能と許可範囲の公式説明

確認するのは、保管サービス側で誰の利用登録を使っているか、その人がどの資料を扱えるか、AI側ではどの操作を許しているかです。

使っているAIや契約によって、画面も設定できる内容も違います。「AIとつながっているから送信までできる」「毎回、人に聞いてくれる」とは決めつけず、今の設定を確かめます。

渡した資料がどう扱われるかも聞く

見せる範囲を絞っても、渡した資料の扱いは別に確認します。担当者には「この契約では、入力した資料がAIの学習に使われますか。どこに、いつまで残り、誰が見られますか」と聞いてください。

AIとつないだ保管サービスの条件も確認先です。Claudeの公式説明でも、接続先のサービスはそれぞれの設備と利用条件でデータを扱うと説明されています。接続先でのデータの扱い（公式説明）

回答は、使っている契約の説明や設定画面と一緒に受け取ります。会社で決めた資料の扱い方や、お客様と交わした約束に合うかは、その資料の責任者が判断します。「有料だから」「学習に使われないから」という一言だけでは、保存や閲覧の条件までは分かりません。

担当者の返事を、どう判断するか

この図は当社が勧める進め方です。特定製品の設定手順や、安全を認定する基準ではありません。

自社の試作でも、直して確かめ直した

自社の確認用プログラムを直し、最初と同じ試験用設定で確かめ直しました。お客様の資料や、実際のAIの書き込みを使った試験ではありません。

確認を頼むときも、「直しました」という返事と一緒に、同じ条件で確かめ直した結果と、まだ調べられていないことを受け取ります。

担当者へ渡せる確認メモ

経営者が一人で設定項目を覚える必要はありません。AIを使い始めた担当者や、設定を頼んだ会社へ、次のメモを渡してください。まずは「見積書の下書き」のように、一つの仕事だけで構いません。

AIに任せたい仕事：
例：過去の見積書を参考に、新しい見積書の下書きを作る。

1. どのAIを、どの契約で使っていますか。
   資料は学習に使われますか。どこに、いつまで残り、誰が見られますか。
   会社の決まりやお客様との約束に合うと、誰が確認しましたか。
回答：

2. AIが読める資料は、どこにありますか。
   今回の仕事に関係のない資料も含まれていますか。
回答：

3. 元の書類を書き換えたり、消したりできますか。
   新しい下書きは、どこへ保存しますか。
回答：

4. メールを送ったり、社外の人に資料を共有したりできますか。
回答：

5. 内容と宛先を誰が確認してから送りますか。
   その人がいないときは、どうしますか。
回答：

6. ここまでの回答は、どの設定を見て確かめましたか。
   架空の資料で何を試し、どこまで確かめられましたか。
回答：

7. まだ分からないことは何ですか。誰に確認しますか。
   確認が済むまで使わない資料や操作は何ですか。
回答：

8. 次に見直すのはいつですか。
   担当者や、AIにつなぐ資料・サービスが変わったら誰が確認しますか。
   予定外の読み取り・変更・送信が起きたら、誰に知らせますか。
確認した日と担当者：
見直す時期・きっかけ：

このメモに、お客様の名前、見積書の中身、パスワードを書く必要はありません。社内で確認するためのメモなので、当社へ提出する必要もありません。

「分かりません」という欄が残っても構いません。何が分からず、誰に聞くのかが分かれば、次に進めます。答えが分からないまま、本物のお客様の資料をつなぐところまで進めないようにしましょう。

社内に詳しい人がいなければ、まず架空の見積書で使い方を試し、実際の会社資料を使う前に設定を確認する方法もあります。試験で動いたことと、会社資料を扱ってよいことは分けて判断します。

違う資料を読んだら、まず止める

試している途中で、予定外のお客様の名前が回答に出たり、原本が変わったりしたら、その使い方をいったん止めます。追加の資料は渡さず、設定担当者と資料の責任者へ知らせてください。

いつ、どの操作で、何が起きたかを記録し、AIが読めた範囲や変更・送信の有無を調べてもらいます。記録は社内の決めた場所で扱い、相談のために機密資料を別のAIへ貼り付けないようにします。画面の回答を消しただけで解決したと判断せず、再開する条件を責任者と決めます。

まずは、下書きまで任せてみる

見積書の例なら、参考にしてよい資料を選び、AIには新しい下書きを別の場所へ保存してもらう。人が元の資料と見比べて、品目・数量・金額・宛先を確認し、最後の送信をする。そんな始め方が考えられます。

人が内容を見て「進めてよい」と判断することを「承認」といいます。誰が、何を見て判断するのかまで決めておくと、担当者が変わっても仕事を引き継ぎやすくなります。

会社の情報を守る「セキュリティ」を、この仕事では、見せる資料や許す操作を絞るところから考えます。誰が許可し、誰が確認し、変更があったら誰が見直すか。そうした会社での使い方を決めることが、「ガバナンス」の一部です。

HaruIroAIは、任せたい仕事に必要な範囲からAIを使うことを勧めます。下書きが役に立つかを確かめながら、次にどこまで任せるかを決めていく。そのとき、不要な接続や許可を増やさずに済むかも考えます。

仕事の分け方を先に整理したい方は、AIに任せる仕事と人が判断する仕事も参考にしてください。

「うちの仕事なら、どの資料まで見せてよいのか」。その整理から必要なら、はるいろAI活用支援で、現場の仕事とAIの任せ方を一緒に確認します。初回30分の無料相談で、今の使い方と次に確かめることを整理できます。

公式情報の確認日：2026年9月15日。設定の名称や使える機能は変更されることがあります。