AIで議事録を作る担当者へ｜会議前の準備と共有前の確認

会議が終わってから「AIに議事録を作ってもらおう」と考えたとき、発言の記録は残っていますか。会議の記録と議事録作成を兼任する担当者にとって、最初に決めたいのは、AIへ渡す材料をどう残すかです。

会議前に記録方法・開始担当・保存先・閲覧権限を決め、会議後は決定事項・担当者・期限を発言の記録と照合してから共有します。この記事では、録音・文字起こし・議事録の違い、架空の会議でAIに議事録を作らせた結果、コピーして使える指示文と確認シートを紹介します。

結論：AIに議事録を作らせるときは、根拠の発言と「未決定」の書き分けを指示し、共有前に「決まったかどうか」を人が確かめます。架空の会議で試したところ、「議事録を作って」とだけ頼むと、2つのAIとも「10日から始めたい」という希望を決定事項に書きました。

録音・文字起こし・議事録は、残すものが違う

録音は音声、文字起こしは発言を文章にした記録、議事録は決定事項や議論の要点をまとめた文書です。どれか一つを残せば、ほかの役割まで果たすとは限りません。

Teamsの文字起こしには話者名と時刻が含まれます。一方、MicrosoftはCopilotの回答が常に正確とは限らず、要約が全内容を網羅するわけでもないと説明しています。読みやすい議事録になっていても、それだけで発言との一致は判断できません。

録音がすべてのサービスで必須という意味ではありません。使う機能に必要な記録と、疑問が生じたときに確認できる材料を、分けて考えます。

会議前に、記録方法と担当を決める

準備では「何を使うか」に加え、「誰が始めるか」「どこへ保存するか」「誰が確認するか」を決めます。会議の予定へ確認シートを添え、開始前に関係者と埋めておくことを提案します。

記録方法には、利用する機能と残す範囲を書きます。録音を残すのか、文字起こしだけを残すのか、会議全体が対象なのかを明確にします。開始担当は、開始操作と記録されていることの確認まで受け持つ人として決めます。

保存先は、共有前の確認担当が実際に開ける場所かを確認してください。保存した人しか開けない状態では、照合作業へ進めません。閲覧範囲と保存・削除方針も、会議の内容や組織の決まりに合わせて記入します。

Teamsでは文字起こしを開始すると参加者へ通知されます。ただし、この通知と、参加者への説明や必要な同意の手続きは同じものではありません。何を何の目的で残し、誰が見るのかを、会議前に伝える準備をします。

また、文字起こしを取得できる人は、参加者の区分や管理設定によって異なります。主催者・共同主催者は既定でダウンロードできますが、参加者全員が同じように取得できるとは限りません。開始できることと、終了後に必要な人が使えることの両方を確認します。

Teamsは、会議中と会議後の利用を分ける

具体例として、TeamsのCopilotを見てみます。Microsoftの公式案内では、会議後に発言内容を質問するには、利用可能な会議の文字起こしが必要です。会議中だけなら、文字起こしなしで利用できる場合があります。

途中から文字起こしを始めた場合、会議後に扱える発言の範囲は、記録された部分になります。終了後に質問できるようにしたいなら、必要な議題が始まる前に記録を開始する準備が必要です。

この条件はTeamsの説明であり、全AIサービスに共通する仕様ではありません。録音済み音声を取り込む製品もあります。選んだサービスの公式案内で、入力できる材料と利用条件を確認してください。

なお、「録音・文字起こしをオフにすれば、何も保存されない」とは判断できません。Microsoftは、組織の保持方針によってプロンプトと応答が保持される場合があると説明しています。発言の記録と、AIへの入力・回答の保存は別に確認します。

架空の会議で、AIに議事録を作らせてみた

HaruIroAIでは、確認の手順をまとめる前に、架空の会議の文字起こしで試しました。社員12人の工務店が、完成見学会の準備を話し合う24分の会議です。日程の決定、言い間違いの訂正、途中で変わった入稿日、社長に聞いてから決める来場特典、欠席者への依頼、持ち帰りの議題を入れました。

先に、決定事項・担当者・期限の正解表を10項目作りました。そのうえで、GPT-6.1とClaude Sonnet 5.5に、2通りの指示で1回ずつ議事録を作らせ、正解表と照らし合わせました。

入稿日の変更（金曜から水曜へ）と、受付開始日の言い間違い（1日から7日へ）は、4回とも正しく直っていました。来場特典と駐車場の誘導も、4回とも未決定として残りました。

取り違えが起きたのは、「ポスティングは10日から始めたいです」という希望です。「議事録を作って」とだけ頼むと、2つのAIとも決定事項として書きました。会議ではこの10日に合わせて入稿日を早めているので、決まったようにも読めます。ただ、10日で決定と言った人はいません。Claude Sonnet 5.5はさらに、ポスティングの担当を佐藤さんと書き、持ち帰りになったスタッフ体制の担当を「全員」と書きました。

根拠の発言を添え、決まっていないものは未決定と書くよう頼むと、どちらのAIもポスティングを未決定とし、担当者を「記録なし」としました。各項目に時刻が付くので、照らし合わせるときも文字起こしの該当箇所へすぐ戻れます。2回目に使った指示は次のとおりです。

以下の会議の文字起こしから議事録の下書きを作ってください。

- 決定事項・担当者・期限を項目ごとに書き、それぞれに根拠の時刻と発言を添えてください。

- 会議で決まったと読み取れないもの（提案・⁠希望・⁠保留）は「未決定」と書いてください。

- 文字起こしにない担当者や期限は推測で埋めず、「記録なし」と書いてください。

- 途中で変わった内容は、最後に決まった内容を書き、変更があったことを添えてください。

指示を変えても、決まったかどうかを判断しているのはAIです。今回の希望も、会議の流れからは決まったように読めるものでした。共有する前に人が確かめるのは、この「決まったかどうか」です。

共有前に、決定事項・担当者・期限を照合する

AIが作った下書きから、まず行動につながる項目を抜き出します。確認するのは、決定事項、担当者、期限です。それぞれに、根拠となる時刻や発言を添えます。

次に、文字起こしの該当箇所へ戻ります。「提案した」ことが「決定した」ことに変わっていないか、担当候補が正式な担当者になっていないか、期限が推測で埋まっていないかを確認します。前の節の試験では、このうち「希望が決定に変わる」取り違えが起きました。

文字起こし自体にも誤認識の可能性があります。疑わしい箇所は、元音声があれば聞き直します。ユーザーローカルのChatAI公式案内も、重要な内容は元音声と確認し、決定事項・担当者を共有前に確認するよう説明しています。

記録にない担当者や期限は、空欄を埋めるために推測しません。「関係者への確認が必要」として、誰に何を聞くかを残します。議事録を先に回す必要がある場合も、未確定の項目が確定事項に見えないようにします。

確認状態は「未確認」「記録と一致」「関係者への確認が必要」に分けます。ただし、記録と一致していても、会議で正式決定したかが読み取れなければ、関係者への確認が必要です。

コピーして使う、会議前・会議後の確認シート

会議前の準備と、会議後の照合を1枚にまとめた確認シートです。会議後の欄は、上の試験で使った指示文と同じ項目にそろえています。

【会議前】
会議名：
記録方法：
開始担当：
参加者への説明：
保存先：
閲覧範囲：
保存・削除方針：
共有前の確認担当：

【会議後：確認する項目ごとに複製】
決定事項：
担当者：
期限：
根拠の時刻・発言：
確認状態：未確認／記録と一致／関係者への確認が必要
確認が必要な点：

会議前の欄は、記録を残す準備に使います。会議後の欄は、決定事項ごとに複製して使ってください。根拠の欄には、後から同じ箇所を探せるよう、時刻と短い発言を記入します。

記録が残っていなかった場合は、その事実を記し、関係者へ確認します。記憶から補った内容を、文字起こしで確認した事実と混ぜないことが大切です。

次の会議で、始める人と確認する人を決める

HaruIroAIは、議事録作成をAIへ任せる際には、指示文だけでなく、記録の残し方と共有前の確認まで一緒に設計することを提案します。次の会議では、確認シートの「開始担当」と「共有前の確認担当」を関係者と決めるところから始めてください。

既にある進捗表や会議メモを引き継ぎに使う話は、関連記事「進捗表と会議メモを一枚に」でも扱っています。

会議記録の残し方と、共有前の確認方法を相談したい方へ

記録の開始・保存・確認の担当が決まらず、業務に合う使い方から相談したい方は、はるいろAI活用支援をご覧ください。仕事の整理からAI・自動化の実装、担当者が使えるまでの支援を案内しています。初回相談（30分・⁠無料）は、下のフォームかLINEから申し込めます。

参照資料

製品仕様の説明は、2026年11月2日付の調査記録に基づきます。Teamsの設定や組織のポリシーによって利用条件は異なります。

• Microsoft：Teams会議の内容をCopilotで確認する
• Microsoft：文字起こしの開始・停止・ダウンロード
• Microsoft：録音・文字起こしなしでCopilotを利用する
• Microsoft：TeamsのCopilotに関するFAQ
• ユーザーローカル：ChatAIの音声文字起こし・議事録作成