結論：社員が会社に黙ってAIを使っているかもしれない（こうした使い方は「シャドーAI」と呼ばれます）と気づいたら、禁止を伝える前に3つ決めます。何を入れてよいか、どのアカウントで使うか、見つけたらどうするか、です。この3つが空のまま「AIは禁止」と伝えても、使う人は何が禁止なのか分からず、見つけた人は何をすればよいか分かりません。
対象は、IT担当がいない会社の経営者と、兼任で見ている担当者です。この記事では、よく引かれる「66%」の調査が売上5億ドル以上の会社を対象にしていたこと、3つの決め方、そのまま写して使える1枚の雛形、見つけたときの順番を書きます。調査は、2026年10月19日に発表の原文で確認しました。
当社の経験として書くのは、自社のAIアカウントを確認した記録です。社員が黙って使っていた事例ではありません。
「66%」は、売上5億ドル以上の会社の調査だった
「社員の3分の2が、許可されていないAIを使っている」と紹介される調査は、運用管理ソフトの会社PagerDutyが2026年6月11日に発表したものです。調査会社のWakefield Researchが、日本・米国・英国・オーストラリアの1,250人（米国500人、ほかは各250人）に尋ねました。対象は、年間売上が5億ドル以上の会社で働く、IT・技術職以外のオフィス職です。
日本語版の発表には、業務でAIを使った経験がある人の66%が、会社のポリシーで許可されていないと認識しながら使っていた、と書かれています。英語の見出しは「オフィス職の3分の2（66%）」と読める書き方で、何人に対する66%なのかの書き方が、版で違います。この記事は日本語版の「AIを使った人のうち」の読み方に合わせます。
売上5億ドルは、為替によりますが数百億円の規模です。小さな会社の実態とは言えません。日本の回答者も250人です。
同じ発表には、公開されているAIツールに入れたものとして、メールなどのやり取り43%、会議のメモや要約40%、顧客データ34%、財務情報や機密文書31%が挙がっています。分母は発表に書かれていません。議事録や顧客情報を貼っているかもしれない、という心配が、大きな会社では実際に数字になっている、という読み方はできます。
小さな会社に近い数字は、東京商工リサーチの調査にあります。2026年の3月31日から4月7日のアンケートで、生成AIの業務活用の状況を、中小企業（資本金1億円未満）5,872社に聞いています。
- 「方針は決めていない」：38.7%（2,276社）
- 「個人で活用していることもある」：27.7%（1,632社）
- 「会社として活用を推進」：19.1%（1,123社）
「黙って使っている」を測った数字ではありません。ただ、方針を決めていない会社が、会社として推進している会社の約2倍あることは分かります。2024年のMicrosoftとLinkedInの調査は31か国の約3万1千人を対象とし、AI利用者のうち78パーセントが、自分で選んだAIを仕事に持ち込んでいると発表しています。対象も言葉もそれぞれ違いますが、会社が決めていない場所で個人が使うことが起きやすい、という向きは同じです。
ただし、どの調査も、あなたの会社で起きているかは教えてくれません。確かめるには、聞くしかありません。聞き方は、よくある質問に書きました。
当社の場合：4社の設定画面を開いたら、オンのままのアカウントがあった
当社は10月16日、使っているAIのアカウントで、ChatGPT（Pro）・Gemini（無料）・Claude（Max）・Grok（SuperGrokとX）の設定画面を開き、学習を止める設定を探しました。詳しい画面は「AIに学習させない設定」を4社で探したに書いています。
分かったのは2つです。1つ目は、「学習させない設定」という言葉の画面が、4社のどこにも無かったこと。設定の名前も場所も、4社で全部違いました。2つ目は、Geminiの「アクティビティの保存」が、開いた時点でオンだったことです。
社員一人ひとりに「学習をオフにして使ってね」と頼む運用は、この4社の画面を、仕事の合間に探して設定してもらうことになります。当社は、守りにくい決まりだと考えました。当社は、2026年8月25日に公開した実施体制とセキュリティのページで、お客様のデータを扱う作業には「入力内容がAIモデルの学習に利用されない設定・契約形態のサービスのみ」を使うと決めています。当社が勧める線の引き方も、これと同じです。設定を覚えてもらうより先に、どの情報を、どのアカウントで使うかを決めます。
決める1：何を入れてよいか——4つに分ける
入れてよい情報は、4つに分けると決めやすくなります。右の列は、当社が勧める扱い方です。②と③を扱う前に、責任者がサービスとプランを承認し、学習への利用、利用目的、保存期間、アクセスできる人を確認しておきます。会社が契約したというだけでは、入力を認めません。
入れてよい情報の線当社の目安。会社ごとに調整してください
| 区分 | 例 | 扱い |
|---|
| ① そのまま入れてよい | 公開済みの自社の文章（ホームページ・チラシ・商品説明）、会社名や個人が出ない調べもの | 両方で使える |
|---|
| ② 伏せてから入れる | 議事録、社内メール、見積書の文面 | お客様名・連絡先・金額を伏せ、条件を確認済みの会社承認プランで |
|---|
| ③ 原則入れない | お客様の氏名・連絡先・注文内容、取引先から預かった資料、公開前の価格、従業員の個人情報 | 必要な作業だけ、利用目的と必要性を確認し、責任者の許可を得て、条件を確認済みの会社承認プランで |
|---|
| ④ どれでも入れない | パスワード、鍵、暗証番号 | 理由を問わず入れない |
|---|
先ほどの調査で多かった、メールや会議メモは②、顧客データや機密文書は③に当たります。
③の先頭にお客様の個人データを置くのは、個人情報保護委員会が2023年6月2日の注意喚起で、事業者が本人の同意なく個人データを入力し、それが回答を出す以外の目的で扱われると、個人情報保護法に違反するおそれがある、と注意しているためです。そのため、入力したデータを機械学習に利用しないことなどを、サービスを提供する事業者に確認するよう求めています。資料を見せる前の確認は、会社の資料、AIにどこまで見せていい？に書きました。
②の「伏せる」は、思ったより難しいことがあります。名前を消しても、内容でどのお客様か分かる議事録があるからです。当社は、迷ったら③として扱うことを勧めます。
決める2：どのアカウントで使うか
同じ情報でも、どのアカウントかで答えが変わります。個人のアカウントに入れてよいのは①だけ、というのが当社の目安です。会社側の欄も、サービスとプランの承認、学習利用・利用目的・保存・アクセス条件の確認が前提です。
アカウントが大切なのは、学習に使われるかどうかの既定が、サービスよりプランで決まるからです。たとえばChatGPTのBusiness・Enterprise・Eduでは、業務データを既定でモデルの学習に使わないと、OpenAIの公式資料に明記されています（10月19日確認）。プランごとの違いは顧客データをAIに入れる前ににまとめました。個人向けのアカウントでは、止める設定を本人が見つけて確かめることになり、その画面は4社で名前も場所も違います。
もう1つは、会社から見えるかどうかです。個人のアカウントの設定や履歴は、会社の側からは見えません。会社が契約したアカウントなら、誰に配るかを会社が決められます。
ただし、会社のアカウントにすれば何を入れてもよいわけではありません。保存される期間や、人が確認することがある点は、学習の設定とは別に決まっています。会社として選べるやり方は、次の3つです。
会社として選ぶやり方当社の整理
| 選び方 | 向く会社 | 先に決めること |
|---|
| A 会社で契約して配る | ②や③の作業がある会社 | 学習利用、利用目的、保存期間、アクセス範囲を確認して承認する。誰に配るか、退職時にどう止めるかも決める |
|---|
| B 個人のアカウントを認める | ①しか入れない仕事が中心の会社 | 学習の設定を本人が確認し、責任者に画面を見せる。会社からは見えない前提で |
|---|
| C 使わせない | 個人データを多く扱う場合 | 例外の頼み方と、見つけたときの対応（次の章） |
|---|
Cも正しい選び方です。ただ、Cを選ぶ会社ほど、どこまでが禁止か、例外はあるか、見つけたらどうするか、が要ります。PagerDutyの日本語版の発表は、利用を一方的に制限する厳しいポリシーは実効性が乏しく、水面下の利用を増やす可能性がある、とまとめています。これは発表側の結論で、禁止すると使う人が増えると確かめた数字ではありません。
決める3：見つけたらどうするか
見つけた日の対応で、次から言い出してもらえるかが決まります。当社が勧める順番は、次のとおりです。
- 責める前に、3つ聞く。何を入れたか、どのアカウントか、いつからか。
- 入れたものを、前の章の①〜④に分ける。③か④が入っていたら、直ちに責任者に伝えて記録を残す。④なら該当するパスワードや鍵の変更・失効と、不正利用の有無の確認を進める。
- 本人と一緒に画面を開く。必要な記録を保全したうえで、履歴の削除と学習の設定を確認し、削除した日と範囲を控える。認証情報の変更・失効は、履歴削除だけで済ませない。
- 使いたかった理由を聞く。会社が認めるアカウントとやり方に移す。
3で「消えた」と書かず、「削除した日と範囲」を控えるのは、消したあとも一定期間残ることがあるからです。10月16日に確認した個人向け無料のGeminiでは「オフ」にしてもチャットが72時間保存され、人がレビューしたものは最長3年残ると画面に出ました。ChatGPTの一時チャットも、最大30日は安全のために保持されることがあります。
お客様の個人データが入っていた場合に、お客様への連絡などが必要かどうかは、入った内容と状況で変わります。社内だけで判断せず、弁護士などの専門家に相談してください。
PagerDutyの発表には、許可されていなかったかもしれないAIを使った人のうち、53%が非公式な注意を受け、48%が警告や懲戒などの正式な対応を受けた、という数字もあります。2つの回答は重なりうるので、足して見ないでください。見つけたときの対応を決めていないと、同じことをしても、見つけた人によって対応が分かれやすいと、当社は考えます。1回目は責めず、③か④が入っていた場合や、隠していた場合だけ正式な対応にする、と決めておく形を勧めます。
そのまま写して使える：AI利用の決まり 1枚
3つの決めを、1枚にまとめました。（ ）に自社の内容を入れ、責任者と一緒に埋めてください。
【AI利用の決まり】 会社名：（ ）
決めた日： 年 月 日 ／ 見直す日： 年 月 日
責任者（迷ったらこの人に聞く）：（ ）
1. 入れてよい情報
① そのまま入れてよい
公開済みの自社の文章（ホームページ・チラシ・商品説明）、会社名や個人が出ない調べもの
② 伏せてから入れる
議事録・社内メール・見積書の文面。お客様名・連絡先・金額を伏せる。迷ったら③として扱う
③ 原則入れない
お客様の個人データ、取引先から預かった資料、公開前の価格、従業員の個人情報
必要な作業だけ、利用目的と必要性を確認し、責任者の許可を得る
下記の条件を確認済みの会社承認プランだけで行う
④ どれでも入れない
パスワード、鍵、暗証番号
2. 使ってよいアカウント
会社が承認したもの：（サービス名とプラン名： ）
会社側も入力前に確認する条件：
学習への利用・利用目的・保存期間・アクセス範囲
未確認のサービスやプランでは、②と③を入力しない
個人のアカウント：□ ①だけなら認める □ 使わせない
個人のアカウントで使うときの条件：
学習に使われない設定を本人が確認し、責任者に画面を見せる
高評価・低評価のボタンは、仕事の会話では押さない
3. 見つけたとき・間違えて入れたとき
まず責任者に伝える。叱る前に、次の3つを聞く
何を入れたか ／ どのアカウントか ／ いつからか
③か④が入っていたら、直ちに責任者へ連絡し、必要な記録を保全する
④の認証情報は変更・失効し、不正利用の有無を確認する
履歴削除だけで対応を終えず、削除した日と範囲も記録する
申し出た人を、1回目は責めない。隠していた場合は別に扱う
4. 新しいAIを使いたいとき
使いたいサービス名と、使いたい仕事を、責任者に伝える
責任者は（ ）営業日以内に返事をする
高評価・低評価のボタンの行を入れているのは、4社とも、評価ボタンを押した会話が学習に使われうると公式の説明に書かれているためです。10月16日の記事で確認しました。決まりができたら、まず全員に渡します。そのあとで、よくある質問の3つを聞くと、今の使い方が分かります。
決まりを渡したあと、社員と一緒に判断を確かめてみてください。無料のAIセキュリティ・チャレンジでは、AIに渡す情報や共有の場面を選択式で考え、解説を読めます。
HaruIroAIはこう考える
禁止は、出発点にしないほうがよいと考えます。禁止も選び方の1つですが、どの情報が、どのアカウントで、見つけたらどうなるかが決まっていないと、禁止の線そのものが引けません。
設定は、社員に頼まず、アカウントで決めます。4社の画面は名前も場所も違い、当社のGeminiも、開いた時点でオンでした。責任者が利用条件を確認して承認したサービスとプランを使えば、判断の基準を社内で共有できます。会社契約というだけで入力を認めるものではありません。
最初に見つけたときは、責めません。言い出した人を責めると、次は見えなくなります。ただし、③か④を入れたときや隠したときは、正式な対応にすると、先に決めておきます。
よくある質問
社員が使っているかを、どう調べますか？
小さな会社では、最初は聞くのが現実的です。無記名で、3問に絞って聞きます。「仕事でAIを使っていますか」「どのサービスで、個人と会社のどちらのアカウントですか」「何を入れましたか（①〜④のどれ）」。答えを叱る材料にしないと、先に伝えます。ネットワークの通信などを見て調べる方法もありますが、個人のスマホや自宅のパソコンは会社から見えないことが多く、当社はまず聞く方法を勧めます。
法人向けのプランにすれば、お客様の情報を入れてもよいですか？
③として扱います。ChatGPTのBusinessなどで既定の学習利用がないことと、保存期間や人が確認できる範囲は別です。72時間の保存を確認したのは個人向け無料のGeminiで、法人プランの保存期間を示すものではありません。会社が承認したサービスとプランでも、保存・アクセス・利用目的を確認し、責任者の許可を得て必要な作業だけに絞ります。
評価ボタンは、押してもよいですか？
仕事の会話では、押さない決まりを勧めます。ChatGPT・Gemini・Claude・Grokの4社とも、評価ボタンを押した会話は、オフにしても学習に使われうると公式の説明に書かれています。押してよいのは、その会話が学習に使われてもよいときだけです。
決まりは、どのくらいの長さにすればよいですか？
A4の1枚が目安です。上の雛形は、見出しが4つ、決める中身は3つです。長くすると、読まれなくなります。細かい例は、あとから付け足せます。
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